কমিউনিকেশন হ্যাকস -আয়মান সাদিক

এখন চট করে আপনাদের আরেকটা কনফিউশন ক্লিয়ার করি, ইমেইল অ্যাড্রেস একটি গোপনীয় তথ্য। একজনের ইমেইল অ্যাড্রেস তার অনুমতি নিয়ে অন্য কাউকে দেওয়া অনুচিত। তাই, আপনি যদি প্রাপককে জানাতে না চান যে এই একটা মেইল আর কাদের কাদের পাঠিয়েছেন। তাহলে Bcc তে অন্য ঠিকানাগুলো বসান।

*

সাবজেক্ট লাইন কেন লিখতে হয়?

৩৩ শতাংশ মেইল খোলা হবে নাকি না সেটা নির্ভর করে ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনের ওপরে। অধিকাংশ ক্ষেত্রেই সাবজেক্ট লাইন ছাড়া মেইলগুলো খোলা হয় না। আমাদের মেইলের স্প্যাম ফোল্ডারে স্টোর হওয়া। মেইলগুলোর ৬৯% ও স্প্যাম হিসেবে শনাক্ত করা হয় এই সাবজেক্ট লাইন দেখেই। তাই আপনার মেইলটা কী বিষয়ে সেটা আপনার ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে উল্লেখ করুন। আর হ্যাঁ, একটা জিনিস মাথায় রাখা জরুরি। এখন আমাদের পাঠানো ৪০% মেইলই চেক করা হয় মোবাইল থেকে। আর মোবাইলে সাবজেক্ট লাইনের ৪-৭ টা শব্দ দেখা যায়। তাই খেয়াল রাখতে হবে সাবজেক্ট লাইনের প্রথম ৪-৭ টা শব্দই যাতে মেইলটা কী নিয়ে সেটা সম্পর্কে ধারণা দেয়। কী থাকা উচিত সাবজেক্ট লাইনে? একটা ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে যেন দুটো প্রশ্নের স্পষ্ট উত্তর থাকে। ইমেইলটা কী নিয়ে? কেন ইমেইলটা গুরুত্বপূর্ণ? এই দুটো প্রশ্নের উত্তর যেন উল্লেখ থাকে ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে।

*

ইমেইলের টোন কেমন হওয়া উচিত?

ইমেইল লেখার সময় আপনি কোন মেজাজে লিখছেন; আপনি কি বিরক্ত হয়ে লিখছেন নাকি আগ্রহ নিয়ে? আপনি কি প্রাপকের প্রতি খুশি হয়ে লিখছেন নাকি রাগ হয়ে? এই আবেগগুলো ইমেইলের টেক্সটে বোঝানোর উপায় হলো আপনার শব্দচয়ন। ইমেলের টোন খুব বেশি ফর্মালও হওয়া উচিত নয়। আবার খুব বেশি ইনফর্মালও হওয়া উচিত নয়। আর আপনার যথাযথ শব্দচয়নই ঠিক করে দেবে আপনি ঠিক কোন মেজাজে ইমেইল করছেন।

*

ফন্ট আর ফরম্যাট কেমন থাকবে?

আগেই বলেছি ইমেইল অধিকাংশ ক্ষেত্রেই প্রফেশনাল কাজে ব্যবহৃত হয়। তাই এর প্রতিটা শব্দ বুঝে শুনে ব্যবহার করা উচিত। কোন সাইজের, ব্রণের, রঙের ফন্ট ব্যবহার করছেন সেটা নিয়ে একটু সতর্ক থাকা প্রয়োজন।

ফন্ট সাইজ–যেটা দেওয়া আছে সেটাই ব্যবহার করুন।

ফন্ট কালার-খুব জরুরি না হলে পরিবর্তন করার দরকার নেই।

হাইলাইটিং-আন্ডারলাইন/বোল্ড/ইটালিক যেকোনো একটা ব্যবহার করুন।

হাইপারলিংক-কী যুক্ত করছেন উল্লেখ করুন, এডিট অ্যাক্সেস দিন, লিংকটা সম্ভব হলে ছোট করে দিন।

*

স্যালুটেশন আর ক্লোজিং কখন কেমন হবে?

স্যালুটেশন আর ক্লোজিং অর্থাৎ ইমেইলের শুরুতে সম্বোধন কেমন হবে আর শেষটা কীভাবে করতে হবে সেটা নিয়েও আমরা প্রায়ই কনফিউশনে ভুগি। উদাহরণ দিয়ে বোঝালে ব্যাপারটা পরিষ্কার হবে।

স্যালুটেশনের বেলায়–

Formal Salutation

Hello Shafiq Bhai,
Dear Ejaj Sir,
Dear Parveen Maam

Informal Salutation

Hi Shams,
Hey Zihan
Howdz Shamir

ক্লোজিংয়ের বেলায়-

Formal Closing

Sincerely
Yours truly
Best regards

Informal Closing

Thanks
Best
Cheers

আশা করি, এবার ধরতে পেরেছেন কোন ধরণের মেইল কীভাবে সম্বোধন আর শেষ করা উচিত।

*

সিগনেচার কেন প্রয়োজন?

প্রতিটা ইমেইলই শেষ হয় প্রেরকের নাম দিয়ে। এই নামটাকেই আরেকটু প্রফেশনালি দেওয়া যায় ইমেইল সিগনেচারের মাধ্যমে। এই সিগনেচার একটা সেট করে রাখা যায় ইমেইল বা জিমেইলের সেটিংসে গিয়ে। এতে করে সব ইমেইলের শেষে অটোমেটিক ঐ নির্ধারিত সিগনেচার চলে যাবে। এটা যেকোনো মেইলকে বেশ প্রফেশনাল দেখাতে সাহায্য করে।

*

Reply বনাম Reply all; কোনটা কখন এবং কেন?

To, Cc, Bcc এর পর আরেকটা গোলমেলে জায়গা হলো এই Reply আর Reply all. এই অপশন মূলত কোনো ইমেইল গ্রুপের ক্ষেত্রে আসে। এই দুটোর কোনটায় ক্লিক করলে কী হয় সেটা জেনে নেওয়া যাক আগে।

Reply : এখানে ক্লিক করা হলে কোনো ইমেইল লুপের সর্বশেষ যে প্রেরক মেসেজ করেছেন তার কাছে মেসেজের উত্তর যাবে।

Reply all : আর এখানে ক্লিক করা হলে পুরো ইমেইল লুপে যতজন। আছেন সবাই মেসেজের উত্তর পাবেন।

কোনো শুভেচ্ছা বার্তার উত্তর, বাজেট শিট বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পাঠানোর সময় ভুলেও Reply all ক্লিক করতে যাবেন না।

*

কিছু Email Acronyms-এর পূর্ণরূপ!

ইমেইল লেখার সময় আমরা কখনও কোনো শর্ট ফর্ম ব্যবহার না করলেও হতেই পারে কেউ আমাদেরকে পাঠানো মেইলে কোনো শর্ট ফর্ম ব্যবহার করে বসলো। এখন আমরা যদি না জানি যে ঐ শর্ট ফর্ম দিয়ে প্রেরক কী বোঝাতে চেয়েছেন তাহলে একটু ঝামেলা। কয়েকটা বহুল ব্যবহৃত Email Acronyms বা শর্ট ফর্মের পূর্ণরূপ জেনে নেওয়া যাক—

ইমোটিকনের ব্যবহার করা উচিত নাকি অনুচিত?