কমিউনিকেশন হ্যাকস -আয়মান সাদিক

*

স্টোনওয়ালিং (Stonewalling)

উটপাখি নিয়ে একটা গুজব আছে যে বিপদ দেখলে তারা অনেক সময় গর্তে মাথা লুকিয়ে ফেলে। আমি যদি বিপদ দেখতে না পাই, তাহলে বিপদ বাস্তবেও নাই– মানসিকতার কথা বলা হয় এই উটপাখির গুজব দিয়ে। যদিও উটপাখি বিপদ দেখে মাটিতে মাথা লুকিয়ে ফেলে না, তবে অনেক মানুষ আছে যারা বিপজ্জনক কমিউনিকেশন দেখলে উল্টা ঘুরে দুই মাইল দূরে চলে যায়। এবং এটা একটা বড় ভুল।

কমিউনিকেশন ভুলভাবে করাটা যেমন বিপজ্জনক, ঠিক তেমনই বিপজ্জনক। হল, কমিউনিকেশন সম্পূর্ণভাবে এড়িয়ে চলা। এটাকে স্টোনওয়ালিং (Stonewalling) বলে। কথা বলে বিপদ হয়, তবে কথা না বলে আরও বিপদ কারণ তখন মানুষ তাদের কল্পনাশক্তি দিয়ে ঝামেলাকে তাদের মাথায় কয়েকগুণ করে ফেলে। আর কয়েকগুণ বড় হওয়া এই সমস্যা একে আরেকজনকে না বলে দুইজনের মধ্যে দূরত্ব আরও বড় করে।

তাই, চুপ করে থাকার চেয়ে কথা বলে সব বিষয় পরিষ্কার রাখা অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ। হ্যাঁ, কমিউনিকেট করতে গেলে অনেকে রেগে যাবে, মন খারাপ করবে। কিন্তু, ধীরে ধীরে নীরবতা ভেঙ্গে পরিণতভাবে কথা বলা শিখতে হলে এই আলোচনার পথে হাঁটতেই হবে।

*

আপনার মনমতো একটা সময়

আচ্ছা ঠিক আছে ভাইয়া, আমি তাহলে আপনাকে জানাবো পরে।

এমন পরে জানাবো, বলবো বল করতে করতে কতজন মানুষই পরে আর কখনও যোগাযোগ করেননি। এরপর থেকে আপনি যেটা করবেন।

আচ্ছা ঠিক আছে ভাইয়া, আমি তাহলে আপনাকে জানাবো পরে।

–অবশ্যই ভাইয়া, আপনাকে কষ্ট করতে হবে না। রবিবার ২ টার সময় আমি নিজেই আপনাকে কল করে জেনে নিব।

আর একধাপ ভালো করতে চাইলে আমি রবিবার একটা রিমাইন্ডার পাঠিয়ে দিব আপনাকে মনে করিয়ে দিতে। এই বলে আপনিঃ

১. মেইল শিডিউল করে রাখুন (যেন রবিবার সকাল ১০টায় অটোমেটিক মেইল চলে যায়)।

২. এসএমএস শিডিউল করে রাখুন (যেন রবিবার সকাল ১০টায় অটোমেটিক এসএমএস চলে যায়)। আপনার ফোনে সেই অপশন না থাকলে ক্যালেন্ডার কিংবা কোনো অ্যাপে রিমাইন্ডার করে মেসেজটা সেভ করে রাখুন। রিমাইন্ডার আসলেই পাঠিয়ে দিন।

৩. মেসেঞ্জারে রিমাইন্ডার সেট করে রাখুন (দুজনের কাছেই রবিবার সকাল ১০টায় মেসেঞ্জার নোটিফিকেশন আসবে)।

একদম সংখ্যা ও সময় দিয়ে কথা শেষ করলে আপনার কথাবার্তা আর মাঝপথে হারিয়ে যাবে না, আর যেই কাজটা করতে চেয়েছিলেন সেটাও আটকে থাকবে না।

*

আমার জন্য আপনার কি প্রশ্ন আছে?

অপশন ১ : আপনার কি কোনো প্রশ্ন আছে?

অপশন ২ : আমার জন্য আপনার কি কোনো প্রশ্ন আছে?

দেখতে একদম একই রকম মনে হলেও, প্রথম অপশনে প্রশ্ন করার একটা চাপ তৈরি করা হচ্ছে দর্শকের উপর। আর দ্বিতীয় অপশনে, উত্তর করার ভারটা নিজের উপর দেখিয়ে প্রশ্ন করার চাপ দেয়া হচ্ছে না।

*

নাম্বার সংগ্রহ করার কমিউনিকেশন

যখন গুরুত্বপূর্ণ কারও কাছ থেকে নাম্বার চাচ্ছেন তখন তিনটি জিনিস খেয়াল রাখবেন :

১. অন্যদের সামনে নাম্বার জিজ্ঞেস করবেন না। আপনাকে হয়তোবা নাম্বার দেওয়া যেত। কিন্তু, অন্যরা নাম্বার পেয়ে যেতে পারে এই ঝুঁকিতে আপনাকে না বলে ফেলতে পারেন।

২. আপনি কি হুট করে এসে নাম্বার চাচ্ছেন না কি আপনাকে বিশ্বাস করার মত ন্যূনতম কোনো কারণ আছে?

৩. সরাসরি নাম্বার না চেয়ে বরং বলুন, স্যার, কোন নাম্বারে কল করলে আপনার সব থেকে বেশি সুবিধা হবে? কিংবা আরও ভালো হবে যদি আপনি বলেন, স্যার, আপনার অ্যাসিসটেন্টের নাম্বারটা কি দেয়া যাবে? আপনি অ্যাসিসটেন্টের কথা বলে তাকে বোঝাচ্ছেন যে আপনি জানেন যে তিনি অ্যাসিসটেন্ট রাখার মতো একজন গুরুত্বপূর্ণ মানুষ। তখন আপনাকে আরও খুশিতে পারলে নিজের নাম্বারটাই দিবেন!

*

ইমেইল লেখার আদব-কায়দা

কাগুজে চিঠি-দরখাস্ত এখন বিলুপ্তির পথে। সময়স্বল্পতা আর ডিজিটাইজেশন এর অন্যতম কারণ। আগেকার দিনের চিঠি-দরখাস্তের জায়গা এখন নিয়ে নিয়েছে মেসেঞ্জার, হোয়াটসঅ্যাপ, ইমেইলের মতো বার্তা আদান প্রদান মাধ্যমগুলো। অন্য চ্যাটিং সাইটগুলো বেশ ইনফর্মাল হলেও ইমেইল বা বৈদ্যুতিন চিঠি সাধারণত প্রফেশনাল কাজেই বেশি ব্যবহৃত হয়। আর কিছু নিয়ম কানুন সম্পর্কে জানা না থাকার কারণে ভুলও হয়ে যায় প্রায়ই এই ইমেইল পাঠাতে গিয়ে। যেহেতু ইমেইলের ব্যবহার এখনও শুধু প্রফেশনাল কাজকর্মেই আটকে আছে তাই এই ইমেইল পাঠানোর কতিপয় আদব-কায়দা আছে। কথা না বাড়িয়ে সেগুলোই শেখা যাক বরং।

*

To, Cc, Bcc কোনটা কখন আর কেন?

ইমেইল কম্পোজ করার সময় সবার প্রথমে থাকে To, Cc, Bcc. এখানেই বাঁধে প্রথম গোলমাল। কোনটায় কখন কার ঠিকানা যাবে? সহজ করে বললে এই তিন জায়গাতে যাদের যাদের ইমেইল অ্যাড্রেস থাকবে তারা সবাই পুরো মেইলটা পাবে। প্রশ্ন আসতেই পারে তাহলে পার্থক্য কী হলো এদের মধ্যে?

To : প্রকৃত প্রাপক বা যাকে মেইলটা লেখা হয়েছে।

Cc : Cc-এর পূর্ণরূপ Carbon Copy. এই অংশে যার ঠিকানা থাকবে সেও হুবহু একই মেইলটাই পাবে।

Bcc : Bcc এর পূর্ণরূপ Blind Carbon Copy. এই অংশে যার ঠিকানা থাকবে তিনিও একই মেইল পাবেন।

এবার প্রশ্ন করতেই পারেন, একই মেইল সবাই দেখবে তাহলে To তে রাখলেই হতো। এত কাহিনী করার কী আছে? To তে রাখা হলে প্রতিটি ঠিকানার জন্যে একটা করে আলাদা মেইল যেত সবার কাছে। কিন্তু Cc আর Bcc তে রাখা হলে মেইল যাবে একটাই। কিন্তু যাদের যাদের দেখা প্রয়োজন সবাই দেখবে।